Firmen und Kontaktpersonen
Teilnehmerfirma anlegen
Unter Firmen verwaltest du Unternehmen, denen Teilnehmer zugeordnet werden können. Über Neue Firma legst du einen Datensatz mit Firmenname und optionaler Anschrift an. Firmen lassen sich über die Suchleiste finden.
Die Firmenzuordnung eines Teilnehmers ist freiwillig. Ohne Firma ist weiterhin eine Einzelbescheinigung möglich. Eine Sammelbescheinigung bezieht sich dagegen auf eine bestimmte Teilnehmerfirma.
Kontaktpersonen pflegen
- Das Bearbeitungssymbol der Firma öffnen.
- Kontaktperson hinzufügen wählen.
- Name und bei Bedarf Funktion, E-Mail-Adresse, Telefon und Mobiltelefon eintragen.
- Mit Firma speichern sichern.
Pro Firma sind mehrere Kontaktpersonen möglich. Für den späteren Sammelversand muss die ausgewählte Person eine gültige E-Mail-Adresse besitzen.
Versandkontakt in der Veranstaltung auswählen
Die Kontaktperson im Firmenstamm ist noch nicht automatisch der richtige Empfänger jedes Lehrgangs. Öffne die konkrete Veranstaltung über Bearbeiten. Füge die Firma hinzu und wähle auf ihrer Karte die Kontaktperson für den Versand aus.
Hat die Firma genau eine aktive Kontaktperson, kann diese automatisch vorausgewählt sein. Prüfe die Auswahl trotzdem. Die Veranstaltungszuordnung bestimmt den tatsächlichen Empfänger der Sammelbescheinigung. Einzelbescheinigungen gehen an die E-Mail-Adresse des jeweiligen Teilnehmers.
Archivieren und Entfernen
Im Firmeneditor kann eine Firma oder Kontaktperson archiviert werden. Eine archivierte Firma steht nicht für neue Zuordnungen bereit; bestehende Veranstaltungszuordnungen bleiben erkennbar. Eine archivierte Kontaktperson ist kein gültiger neuer Versandkontakt.
Ist eine Kontaktperson noch in Veranstaltungen ausgewählt, kann das Entfernen gesperrt sein. Ändere zuerst die betreffende Zuordnung oder archiviere die Person. Nach Änderungen an Kontakten vor einem erneuten Versand immer die Empfängerliste kontrollieren. Änderungen können bereits versendete, noch unbenutzte Sammeldownloadlinks ungültig machen.