Schnellstart: vom Lehrgang zur Bescheinigung

Voraussetzungen

Du benötigst ein aktives Certivo-Konto mit Zugriff auf den richtigen Mandanten. Für die vorbereitenden Einstellungen und den Versand muss dein Arbeitsbereich eingerichtet sein. Dabei hilft dir deine zuständige Kontaktperson.

1. Grundlagen vorbereiten

1. Unter Firmen die beteiligten Unternehmen und ihre Kontaktpersonen erfassen.
2. Unter Veranstaltungstypen wiederkehrende Themen und Inhalte vorbereiten.
3. Im Vorlagenstudio die benötigten Vorlagen anlegen, prüfen und freigeben.

Du kannst einen Lehrgang ohne Veranstaltungstyp anlegen. Die Ausbildungsdaten gibst du dann direkt in der Veranstaltung ein.

2. Veranstaltung anlegen

Unter Veranstaltungen → Neue Veranstaltung Titel, Thema, Datum, Verantwortlichen, Dauer und Unterweisungseinheiten erfassen. Bei Bedarf Firmen mit ihren Versandkontakten auswählen. Die freigegebenen Vorlagen für Einzelbescheinigung, Sammelbescheinigung, Teilnehmerliste und Anmeldeaushang zuordnen.

Die neue Veranstaltung erhält zunächst den Status Erstellt. Die öffentliche Registrierung ist noch geschlossen.

3. Registrierung öffnen und begleiten

1. Veranstaltung öffnen und die Angaben prüfen.
2. Registrierung freigeben wählen.
3. Den QR-Code oder Registrierungslink bereitstellen; bei Bedarf die Beameransicht öffnen.
4. Eingehende Anmeldungen im Reiter Teilnehmer prüfen.
5. Fehlende Teilnehmer über Teilnehmer ergänzen erfassen.

Ein vorbereiteter Anmeldeaushang öffnet die Registrierung nicht selbst. Dafür muss die Veranstaltung aktiv sein.

4. Abschließen und Dokumente erstellen

Veranstaltung abschließen öffnet eine Auswahl. Nur abschließen ist vorausgewählt und erstellt keine Bescheinigungen. Wenn du Dokumente benötigst, ausdrücklich Abschließen und Bescheinigungen erstellen auswählen. Dafür müssen die passenden Vorlagen zugeordnet sein.

5. Prüfen, freigeben, bereitstellen

Im Reiter Dokumente die fertiggestellten PDFs ansehen. Namen, Ausbildungsinhalte, Datum, Dauer, UE und Unterzeichner kontrollieren. Danach die gewünschten Bescheinigungen freigeben. Erst die freigegebenen Dokumente drucken oder nach Prüfung der Empfänger versenden.

Drei getrennte Schritte

Dokumenterstellung, Freigabe und Versand sind eigene Aktionen. Ein Veranstaltungsabschluss versendet keine E-Mail und ersetzt keine inhaltliche Prüfung.

Bei späteren Korrekturen den kontrollierten Korrekturablauf und das Versionsarchiv verwenden.